Privacy beleid binnen onze Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk

Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk verwerkt persoonsgegevens. We willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Lidmaatschapsregistratie:

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijvingsformulier. Deze dient ingeleverd te worden bij de leiding van het desbetreffende onderdeel waar het lid zal starten. Het formulier zal vervolgens overhandigt worden aan de gegevensbeheerder die het zal verwerken in het online ledenadministratiesysteem van scouting Nederland, Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op Privacy, waar u zelf uw gegevens kunt inzien en gedeeltelijk kunt aanpassen. Voor verdere informatie zie “gegevens beheer” verder in het document.

Gezondheidsformulieren:

Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Een ongeluk zit echter in een klein hoekje, het kan dan soms van meerwaarde zijn een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een weekendje of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voedselallergieën en medicijngebruik. Voor deze informatie wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier. Deze wordt ingevuld bij het inschrijven van het lid. Minimaal een keer per jaar zal een controle moment plaatsvinden. Het is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger, het formulier zo volledig mogelijk in te vullen en tussentijdse veranderingen zelf aan te geven.

Beheer gezondheidsformulieren:

De formulieren worden zorgvuldig bewaard in een map. Tot deze map hebben alle (bege)leiding van Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk toegang, dit zodat er altijd naar de gezondheid van het lid kan worden gehandeld, ook als de reguliere leiding niet in de buurt is. Uit ervaring is gebleken dat bij het bezoek aan een arts of ziekenhuis het hebben van een BSN-nummer het proces versneld, dit in het belang van het lid. Wanneer het nieuwe formulier in ontvangst genomen is, wordt het oude formulier van het desbetreffende lid vernietigd.

Beeldmateriaal:

Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk is een energieke groep en is constant in beweging. Om andere potentiële leden en vrijwilligers hiervan op de hoogte te brengen en als herinnering voor later, worden er foto’s en video’s van de diverse activiteiten gemaakt. Deze gaan het digitale archief in en kunnen ook op onze Facebook pagina geplaatst worden ter promotie en beeldvorming van de activiteiten bij Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk. Bij het invullen van het inschrijfformulier wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid en het gebruik ervan, ten behoeve van promotie. Toestemming is altijd in te trekken, dit dient altijd schriftelijk te gebeuren en kan via info@jcjvanspeyk.nl.

Gegevens beheer:

Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk, beschikt over een gezamenlijke google drive. Hier worden verschillende gegevens en verslagen op bewaard. Ook heeft elk onderdeel hier ruimte tot de beschikking waar programma’s en draaiboeken bewaard kunnen worden. Achter alle mapjes en deel-mapjes zit een structuur en is de inzicht van de mapjes geminimaliseerd tot de doelgroep van de mapjes. Zo hebben bijvoorbeeld alleen de leden van het groepsbestuur van scouting J.c.J. van Speijk toegang tot het mapje groepsbestuur. Dit is mogelijk omdat alle relevante betrokkenen een eigen Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk email hebben. Alleen met dit email adres is toegang tot de google drive mogelijk, waar dat adres voor geautoriseerd is. Mocht een van onze leiding, bestuursleden of andere betrokkenen zich uitschrijven van scouting J.C.J. van Speijk en daarmee afstand doen van zijn vervulde functie binnen de groep, dan wordt zijn scouting email-adres verwijderd, waarmee de toegang tot de google drive ook is beëindigd. Voor het “wie kan waar bij” overzicht kan altijd schriftelijk contact worden opgenomen via info@jcjvanspeyk.nl.

Uitschrijven als lid:

Uitschrijven voor Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk dient schriftelijk te gebeuren via info@jcjvanspeyk.nl. Uw NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) en privé email adres wordt bewaard ten behoeve van toekomstige activiteiten als een reünie en dergelijke. Voor de overige gegevens wordt de wettelijke bewaartermijn gehanteerd. Persoonsgegevens delen met derden: Gegevens die aan de Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk toevertrouwt worden, kunnen met derden gedeeld worden als het een vereiste is voor de uitvoering van specifieke activiteiten zoals:

- Aanvragen van subsidies:
- Aanvragen van een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) voor vrijwilligers die een functie bekleden in de groep;
- Gebruik van sociale media.

De privacy statements van de sociale media kanalen waar Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk gebruik van maakt:
- Facebook: facebook/privacy
- WhatsApp: whatsapp/privacy
- Google(drive): policies.google/privacy

Tussen alle betrokkenen binnen de Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk is afgesproken, dat derden op geen enkele manier aanspraak maken op informatie waar wij toegang tot hebben, tenzij de wet anders toestaat of voorschrijft. Bij twijfel zal er altijd contact worden opgenomen met het groepsbestuur dan wel de desbetreffende (ouders van het minderjarige) lid.

Inzage gegevens:

Voor het inzien van gegevens, het aanpassen of het laten verwijderen ervan, dient u schriftelijk contact op te nemen via: (info@jcvanspeyk.nl.

Communicatie: Bij wijzigingen van het privacybeleid van scouting J.C.J. van Speyk zullen wij u schriftelijk op de hoogte stellen. Het privacy beleid van Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk is hier terug te vinden en is te vinden in het clubhuis van Zeeverkennersgroep J.C.J. van Speijk.